Trường Cao đẳng Y tế Bắc Ninh
Hướng dẫn sử dụng
Sổ lâm sàng điện tử
Dành cho sinh viên
Mục đích và cách dùng tài liệu
Tài liệu này hướng dẫn sinh viên theo dõi một khóa thực tập lâm sàng, chọn đúng vị trí, điểm danh GPS, gửi báo cáo hằng ngày, theo dõi chỉ tiêu và đọc nhật ký giảng dạy. Tên nút có thể thay đổi nhẹ theo cấu hình của từng khóa; nguyên tắc xử lý vẫn giữ như mô tả dưới đây.
Hãy đọc phần 1–3 trước ngày đầu tiên đi thực tập. Trong mỗi ngày thực tập, thực hiện theo thứ tự: kiểm tra vị trí → điểm danh → viết và gửi báo cáo → theo dõi phản hồi của giảng viên.
1. Bắt đầu sử dụng
1.1 Đăng nhập hệ thống
Tài khoản và mật khẩu do nhà trường cấp. Nhập đúng thông tin của tài khoản sinh viên, sau đó bấm Đăng nhập.
Nếu trình duyệt hỏi quyền vị trí, chỉ cho phép khi bạn chuẩn bị sử dụng chức năng điểm danh GPS. Không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực cho người khác.
- Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ: https://daotao.ytebacninh.edu.vn/
- Từ trang chủ, chọn Sổ lâm sàng của tôi. Nếu đang có khóa mở, thẻ khóa sẽ hiển thị trạng thái Đang thực tập.
- Chọn đúng khóa để mở trang nhật ký, điểm danh, chỉ tiêu, nhật ký GV và vị trí thực tập.
Nếu không thấy khóa lâm sàng, kiểm tra bạn đã đăng nhập đúng tài khoản và khóa đã được cán bộ quản lý mở. Không tự tạo khóa hoặc tự thêm thành viên.
2. Chọn khóa và kiểm tra thông tin
Trang khóa hiển thị tên khóa, thời gian bắt đầu–kết thúc, nhóm, địa điểm hiện tại, trạng thái báo cáo và nhật ký theo từng ngày.
| Khu vực | Bạn cần kiểm tra |
|---|---|
| Thanh tab | Nhật ký, Điểm danh, Chỉ tiêu, Nhật ký GV và Vị trí thực tập. |
| Thẻ hôm nay | Ngày hiện tại, trạng thái điểm danh và khung giờ viết báo cáo. |
| Bộ đếm báo cáo | Đã gửi, chờ duyệt, cần sửa và đã duyệt. |
| Lịch sử nhật ký | Mỗi ngày có biểu tượng điểm danh; biểu tượng xám gạch chéo nghĩa là chưa có điểm danh hợp lệ, không tự động kết luận vắng. |
3. Chọn nhóm và địa điểm thực tập
Mỗi điểm thực tập đã được quản lý gắn sẵn bệnh viện và khoa/bộ phận. Sinh viên chọn đúng nhóm và điểm được phân công trước khi lưu.
- Mở tab Vị trí thực tập.
- Chọn Nhóm thực tập của mình.
- Chọn Điểm thực tập lâm sàng đúng bệnh viện và khoa/bộ phận.
- Bấm Lưu lựa chọn. Khi đổi nhóm, phải chọn lại điểm phù hợp.
Nếu đổi địa điểm sau khi đã điểm danh trong ngày, điểm danh tại địa điểm cũ không được dùng cho địa điểm mới. Hãy kiểm tra địa điểm trước khi bấm điểm danh.
4. Điểm danh GPS mỗi ngày
Điểm danh SLS là điểm danh riêng cho khóa lâm sàng. Hệ thống kiểm tra vị trí GPS của thiết bị với bán kính do quản lý cấu hình cho điểm thực tập.
- Mở tab Điểm danh và chọn buổi thực tập đang mở.
- Kiểm tra ngày, khung giờ, địa điểm và bán kính GPS.
- Đảm bảo điện thoại cho phép trình duyệt sử dụng vị trí và bạn đang có mặt tại đúng cơ sở.
- Bấm Điểm danh, chờ hệ thống trả kết quả. Không đóng trang khi nút đang xử lý.
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã điểm danh | Điểm danh GPS đã được hệ thống ghi nhận. |
| Đi muộn | Điểm danh thành công sau mốc muộn do khóa cấu hình. |
| Đã được GV xác nhận | Giảng viên hoặc cán bộ quản lý đã xác nhận hỗ trợ. |
| Chưa có điểm danh hợp lệ | Chưa có kết quả được chấp nhận; không đồng nghĩa vắng. |
| Đã thu hồi | Kết quả trước đó không còn được dùng, thường do thay đổi địa điểm hoặc xử lý nghiệp vụ. |
Việc gửi yêu cầu GV hỗ trợ không tự động trở thành điểm danh. Yêu cầu chỉ có hiệu lực sau khi người có thẩm quyền xử lý.
5. Khi không điểm danh được
Tại buổi thực tập, bấm Gửi yêu cầu hỗ trợ điểm danh và mô tả ngắn gọn tình huống, thời điểm có mặt và lỗi gặp phải. Không gửi yêu cầu trùng lặp nếu yêu cầu cũ vẫn đang chờ xử lý.
| Mốc thời gian | Quy tắc |
|---|---|
| Hạn gửi yêu cầu | Đến 23:59 của ngày thực tập, theo giờ máy chủ. |
| Hạn GV xử lý | Từ lúc sinh viên gửi yêu cầu đến hết ngày kế tiếp, theo giờ máy chủ. |
| Sinh viên tự điểm danh sau đó | Nếu điểm danh GPS thành công trong thời gian cho phép, hệ thống xử lý yêu cầu cũ theo kết quả tự điểm danh. |
| Đổi địa điểm | Điểm danh ở địa điểm cũ không dùng cho địa điểm mới trong ngày đó. |
Nội dung nên viết: “Em có mặt lúc … tại …; điện thoại báo …; em đã kiểm tra GPS/quyền vị trí và đề nghị GV xác nhận.”
6. Viết và gửi báo cáo lâm sàng
Báo cáo được mở theo khung giờ cấu hình của từng khóa. Trong ví dụ trên màn hình là 10:30–13:30 và 16:30–23:00; sinh viên cần xem khung giờ đang hiển thị ở khóa của mình, không suy đoán theo tài liệu này.
- Từ trang Nhật ký, chọn ngày cần báo cáo hoặc mở báo cáo cần sửa.
- Nhập nội dung theo yêu cầu của giảng viên. Có thể dùng in đậm, in nghiêng, gạch chân và danh sách.
- Bấm + Thêm chỉ tiêu để chọn các chỉ tiêu đã thực hiện trong ngày.
- Nhập số lượng thực hiện cho từng chỉ tiêu. Chỉ nhập số lượt thực tế.
- Thêm ảnh nếu cần. Chỉ nhận JPG, JPEG, PNG hoặc WEBP; tối đa 5 MB mỗi ảnh và 5 ảnh cho một báo cáo.
- Đọc lại nội dung, địa điểm, nhóm và chỉ tiêu rồi bấm Gửi báo cáo hoặc Gửi lại báo cáo.
Báo cáo không lưu nháp tự động. Nếu chưa sẵn sàng gửi, hãy giữ nội dung ở nơi an toàn; khi quay lại form, kiểm tra lại trước khi gửi.
7. Theo dõi và sửa báo cáo
| Trạng thái trên nhật ký | Bạn có thể làm gì |
|---|---|
| Chờ duyệt | Chờ giảng viên xem và xử lý; chưa được cộng vào tiến độ chỉ tiêu. |
| Cần sửa | Mở Sửa báo cáo, đọc nhận xét, chỉnh nội dung/chỉ tiêu/ảnh và bấm Gửi lại báo cáo. |
| Đã duyệt | Báo cáo hợp lệ; chỉ tiêu được cộng vào thống kê. Không tự sửa trên màn hình đã duyệt. |
| Chưa có báo cáo | Ngày đó chưa có báo cáo được gửi; kiểm tra khung giờ và vị trí. |
Khi cần sửa, ưu tiên đọc nhận xét của giảng viên trước. Sau khi gửi lại, kiểm tra trạng thái trong Lịch sử nhật ký; không tạo báo cáo mới cho cùng một ngày nếu hệ thống đã có báo cáo để sửa.
8. Theo dõi chỉ tiêu lâm sàng
Màn hình Chỉ tiêu tổng hợp số lượt từ các báo cáo đã được giảng viên duyệt. Báo cáo đang chờ duyệt hoặc cần sửa chưa được cộng.
- Tất cả: xem toàn bộ chỉ tiêu.
- Chưa đạt: xem các chỉ tiêu còn thiếu số lượt.
- Đã đạt: xem các chỉ tiêu đã đủ theo yêu cầu.
Nếu thực hiện vượt chỉ tiêu, số lượt thực tế vẫn được lưu theo báo cáo đã duyệt; việc tính kết quả cuối cùng thực hiện theo quy định của nhà trường.
9. Xem nhật ký giảng dạy
- Mở tab Nhật ký GV.
- Chọn địa điểm nếu muốn lọc theo bệnh viện/khoa.
- Đọc ngày, giảng viên, nhóm, nội dung và thời điểm cập nhật.
- Nếu có nút Xác nhận bài giảng, chỉ bấm sau khi đã đọc và xác nhận nội dung.
10. Tình huống thường gặp
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy nút viết báo cáo | Kiểm tra đang trong khung giờ báo cáo, khóa còn mở và vị trí thực tập đã lưu. |
| GPS báo ngoài phạm vi | Đến đúng điểm thực tập, bật vị trí chính xác, tắt chế độ giả lập vị trí và thử lại. |
| Đã gửi yêu cầu hỗ trợ nhưng chưa có điểm danh | Theo dõi Nhật ký yêu cầu; yêu cầu chỉ có hiệu lực sau khi GV xử lý. |
| Đổi địa điểm trong ngày | Lưu địa điểm mới trước; không dùng điểm danh của địa điểm cũ cho địa điểm mới. |
| Báo cáo bị yêu cầu sửa | Mở đúng báo cáo cũ, đọc nhận xét, sửa và gửi lại trong thời gian được phép. |
| Ảnh không tải được | Kiểm tra đúng định dạng, kích thước dưới 5 MB/ảnh và tổng số không quá 5 ảnh. |
| Không thấy chỉ tiêu vừa làm | Kiểm tra báo cáo đã gửi và đã được GV duyệt; chỉ tiêu chưa duyệt chưa cộng vào thống kê. |
11. Checklist cuối ngày
- ☐ Đúng nhóm và đúng bệnh viện/khoa thực tập.
- ☐ Đã điểm danh GPS hoặc đã gửi yêu cầu hỗ trợ nếu gặp lỗi.
- ☐ Báo cáo có nội dung đủ rõ, đúng ngày và đúng địa điểm.
- ☐ Chỉ tiêu ghi đúng số lượt thực tế; ảnh đúng định dạng nếu có.
- ☐ Đã gửi báo cáo, kiểm tra trạng thái và xử lý báo cáo cần sửa.
12. Kênh hỗ trợ
Khi cần hỗ trợ, gửi yêu cầu ngay trong màn hình Điểm danh nếu lỗi liên quan đến GPS hoặc điểm danh. Với lỗi về nhóm, địa điểm, chỉ tiêu hoặc quyền truy cập, ghi rõ mã sinh viên, tên khóa, ngày thực tập, địa điểm và ảnh chụp màn hình rồi liên hệ giảng viên phụ trách hoặc cán bộ quản lý lâm sàng.
Không gửi mật khẩu, mã xác thực hoặc thông tin nhạy cảm vào nội dung báo cáo hay yêu cầu hỗ trợ.
GV phát triển phần mềm và hỗ trợ sử dụng: Nguyễn Việt Cường | Email: [email protected]
